איך להימנע מ-5 טעויות נפוצות בניהול התקשורת בפרויקט, כותבת: אורנה קמין, OK יועצים לניהול

תכנון ניהול התקשורת בפרויקט יכול לחסוך זמן רב המושקע אחר כך במהלך הפרויקט בכיבוי שריפות, שיחות הרגעה ומוטיבציה, ומיילים נזעמים הנשלחים מבעלי העניין בפרויקט למנהלים בכירים בארגון בתקווה שאלה יניעו את העגלה השוקעת בבוץ.
נושא ניהול התקשורת הוא אחד מתשעת תחומי הידע המתוארים ב,PMBOK - מדריך גוף הידע בניהול פרויקטים. מנהלי הפרויקטים תופסים את הצלחת הפרויקט כעמידה ב"שילוש הקדוש": לו"ז, תקציב ותכולה, כיוון שהם נמדדים על הצלחות או כישלונות בנושאים אלה. נושא ניהול התקשורת נלקח כדבר הברור מאליו. פרויקט מתחיל, מנוהל ומסתיים בלי שנושא תכנון וניהול התקשורת בפרויקט יקבל את תשומת הלב הראויה לו. מתי נזכרים בנושא התקשורת? כאשר יש כשלים וחוסר הבנות הגורמים לכך שבעלי עניין בפרויקט מפעילים כוחות בכיוונים מנוגדים, או שצוות הפרויקט עובד בדיסהרמוניה, או ש"סתם" קורות תקלות שהיו יכולות להימנע אם רמת התקשורת בפרויקט הייתה טובה. התעלמות מנושא ניהול התקשורת בפרויקט היא אחת הטעויות הגדולות ביותר. תכנון ניהול התקשורת בפרויקט יכול לחסוך זמן רב המושקע אחר כך במהלך הפרויקט בכיבוי שריפות, שיחות הרגעה ומוטיבציה, ומיילים נזעמים הנשלחים מבעלי העניין בפרויקט למנהלים בכירים בארגון בתקווה שאלה יניעו את העגלה השוקעת בבוץ.

ניהול תקשורת כולל את כל התהליכים הקשורים ביצירה, איסוף, הפצה, שמירה, אחזור והשמדה של מידע הקשור בפרויקט, בזמןובמידה הנכונה. רוב זמנם של מנהלי הפרויקטים מוקדש לתקשורת עם חברי הצוות בפרויקט ושאר בעלי העניין בפרויקט. האתגר הוא להבין את הצרכים והציפיות של כל בעלי העניין, ולתקשר עימם, גם במידה וציפיותיהם לא מושגות בחלקן או במלואן. בעלי עניין שחשים שדברם לא נשמע יכולים להפריע לזרימה החלקה של הפרויקט, בכל האמצעים העומדים לרשותם. לא תמיד ההפרעה תהיה ברורה וקולנית. הפרעה יכולה להתבטא גם באדישות ואי-הושטת יד לעזרה, או עיסוק בנושאים אחרים במקום לתת כתף ולהתגייס למשימות הנדרשות בפרויקט.

מהן חמשת הטעויות הנפוצות בניהול התקשורת בפרויקט?

טעות מספר אחת – אי זיהוי בעלי העניין בפרויקט, או טעות בהבנת צרכיהם וציפיותיהם
טעות בזיהוי כל בעלי העניין בפרויקט אשר יכולים להשפיע על מהלך הפרויקט או להיות מושפעים מתוצאות הפרויקט. הדגש כאן הוא על המילה כל. מנהל פרויקט יכול לחשוב שהוא זיהה את כל בעלי העניין, אך בפועל לשכוח אחד או יותר מבעלי העניין. אותו בעל עניין שנשכח, עלול לעשות צרות ולהפריע בהמשך. לאחר זיהוי כל בעלי העניין נדרש להבין ולתעד את מידת העניין, המעורבות וההשפעה שיש להם על הצלחת הפרויקט.

טעות מספר שתיים – חוסר תכנון התקשורת בפרויקט
לאחר שזיהינו והבנו את צרכי המידע ורמת העדכון של כל בעל עניין בפרויקט, עלינו להגדיר את תוכנית התקשורת ומי יהיה שותף בה. מי ישתתף בישיבה, ומי יקבל דוחות. טעויות בתכנון התקשורות יכולות לגרום לאי הכללת בעל עניין מסוים בתהליכים מסוימים, או בהכללת אנשים מיותרים בתהליכים אחרים. עודף השתתפות של אנשים לא רלוונטיים מסרבלת ומאיטה את ההתקדמות ועלולה אף להפריע במילוי הצרכים של בעלי העניין הרלוונטיים.

טעות מספר שלוש – הפצת מידע לבעלי עניין לא בהתאם לתוכנית
כמו בכל נושא אחר בניהול פרויקטים, אפשר לתכנן את ניהול התקשורת בפרויקט, לקבל את הסכמת כל בעלי העניין לתוכנית, ובמהלך הפרויקט - לא לעבוד לפי התכנון, ולשכוח לשתף את בעלי העניין בפעילויות הרלוונטיות או להוסיף אנשים מיותרים לתהליכים.

טעות מספר ארבע – ניהול לא מיטבי של ציפיות בעלי העניין בפרויקט במהלך הפרויקט
במהלך הפרויקט, צצות בעיות ונושאים לטיפול הקשורים לבעלי עניין מסוימים. אי שיתוף בעלי העניין בזמן ומתן מענה הולם לאתגרים, עלול לגרום להפרעות לפרויקט.

טעות מספר חמש – אי דיווח או דיווח חלקי לגבי התקדמות הפרויקט
לא דיווחנו, לא עשינו! מנהל פרויקט שמשאיר את בעלי העניין בעלטה, פוגע, בכך שצוות הפרויקט ו/או בעלי העניין עלולים לנקוט בפעולות מזיקות כתוצאה מהנחות שגויות על מצב הפרויקט.
דיווח על מצב הפרויקט כולל שליחת סיכומי ישיבות, איסוף מידע ודיווח על ביצוע הפרויקט, בהתאם לתוכנית או דיווח על סטיות מהתוכנית. דיווחים של הפרויקט כוללים גם מדדים ותחזיות.
 
למאמר