ניתוח כמותי של סיכונים ואי וודאויות – הלכה למעשה כותבת: שילי בן דוד, חברת AVIV AMCG

המתודולוגיה לניתוח כמותי של סיכונים מוכרת, אך יישומה אינו נפוץ. רוב הארגונים מסתפקים בניתוח איכותי של הסיכונים. במאמר זה מוצג הערך המוסף של הניתוח הכמותי.
ניתוח כמותי של סיכונים ואי וודאויות הלכה למעשה
שילי בן-דוד
אביב ניהול  
www.avivil.com shyleeb@avivil.com
 
כללי
המתודולוגיה לניתוח כמותי של סיכונים מוכרת, אך יישומה אינו נפוץ. רוב הארגונים מסתפקים בניתוח איכותי של הסיכונים. במאמר זה ברצוני להציג את הערך המוסף של הניתוח הכמותי. ראשית אגדיר בקצרה את המושגים סיכון ואי וודאות.
 
1.       סיכון - אירוע/תופעה שאינו חלק מתכולת הפרויקט שעלול להתרחש שלא על פי תכנון הפרויקט ואשר כתוצאה מהתרחשות זו יגרם נזק לפרויקט במובני עלות זמן או ביצועים. הגורם להתרחשות הסיכון חיצוני למערכת ובעל התנהגות הסתברותית. דוגמאות: אי אספקת חומר גלם במועד, מציאת קברים בעת חפירה ; מזג אוויר; כשל של שרת; כשל של יחידת ייצור, שינויים רגולאטורים.
 
2.       אי וודאות מופיעה בכל הפעילויות שהוגדרו בפרויקט ובעלת השפעה על לוחות זמנים ועלויות. דוגמא: משך פיתוח מודול תוכנה יכול לארוך בין 11 ל 21- יום.
 
מצב קיים
כאשר אנו בוחנים את יישומי ניהול פרויקטים הקיימים בארגונים, אנו מוצאים את התופעות הבאות:
1.        דטרמיניזם בתכנון הפרויקט - משכי הפעילויות בתוכניות העבודה מוגדרים על פי אמדן יחיד אליו התוכנית מתייחסת כדטרמיניסטי. על ידי הגדרת אמדן יחיד אנו גוזרים חוסר דיוק על תוכנית העבודה ומתעלמים ממידע רב שיכל לתרום לקבלת הערכות מדויקות וריאליות יותר לפרויקט.
2.       הפרדת מידע - בתוכניות העבודה נמצאות רק הפעילויות המהוות חלק מתכולת הפרויקט. תוכנית העבודה אינה משקפת את הסיכונים, משמעותם והשפעתם. הסיכונים, משמעותם והפעילויות הנדרשות הנובעות מכך מנוהלים בקובץ נפרד. משמעות הדבר היא שאין תמונה מלאה של השפעות הסיכונים על תוכנית העבודה. בשיטה זו אין יכולת לאמוד את השפעת התרחשות הסיכונים על לוחות הזמנים בפרויקט.

מצב רצוי
המצב הרצוי הינו קבלת תמונה מלאה המשלבת את מידע האי-וודאות, הסיכונים והסבירות להם והפעילויות הנגזרות מהתרחשותם בתוכנית עבודה אחודה ויישום ניתוחי סיכונים כמותיים על תוכנית זו. תמונה מלאה זו מהווה בסיס לקבלת החלטות כגון:
1. כדאיות הגשת הצעות למכרזים:
א.  הסיכוי לסיים את הפרויקט בתאריך היעד
ב.   הסיכוי לסיים את הפרויקט בתאריך מוגדר
ג.   תאריך עבורו קיים סיכוי של 08% שהפרויקט יסתיים
2. הפעילויות העלולות לגרום לעיכוב בפרויקט )אינדקס קריטיות(.
3. כדאיות ביצוע פעילויות להפחתת/הימנעות מסיכונים )עלות תועלת(.
 
איסוף המידע לביצוע ניתוח סיכונים כמותי
 הבסיס לאיסוף המידע הוא קיומה של תוכנית עבודה מקיפה ומפורטת, וביצוע תהליך ניהול סיכונים עד לשלב הניתוח האיכותי )כולל(. ללא אלו לא ניתן להתחיל באיסוף המידע הנדרש.
 1.       אי-וודאות
כאשר נראיין את בעלי התפקיד השונים נברר לכל פעילות בתוכנית העבודה מהו המשך הארוך ביותר, המשך הקצר ביותר, והמשך הסביר. שלושת נתונים אלו נותנים לנו את התפלגות משך הפעילות )זהו שימוש בהתפלגות משולשת. ניתן להשתמש בהתפלגויות שונות(. יש לשים לב שאין מגדירים סיכון כאי וודאות )ראה הרחבה בהמשך(. לאחר איסוף המידע, נשתמש בכלי לניתוח סטטיסטי.
 2.       סיכונים
איסוף המידע לניתוח סיכונים כמותי מבוסס על תהליך ראשוני של זיהוי וניתוח איכותי של סיכונים בפרויקט. כאשר המידע האיכותי בידינו, נראיין את בעלי התפקידים ונגדיר כאשר מדובר בסיכון .)Impact( ומהי השפעתו )Probability( לכל סיכון מה הסתברותו המערב מספר תרחישים , נגדיר לכל תרחיש את ההסתברות, ואת השפעתו )עץ החלטות(. נתונים אלו יוזנו לכלי לניתוח סטטיסטי לביצוע הסימולציות וניתוחן.
 3.       חשיבות הפרדת אי וודאויות וסיכונים
ההפרדה בין סיכונים ואי וודאויות בתהליך איסוף המידע היא קריטית ובעלת השפעה על דיוק הערכים בניתוח הכמותי. כאשר מכניסים סיכון כאי וודאות, רמת אי הוודאות עולה, ורמת הדיוק יורדת בהתאמה. כאשר מבוצעת הפרדה, רמת הדיוק המתקבלת בסימולציות גבוהה יותר.
 לדוגמא:
נתבונן בפעילות שמשכה 18 ימים, משך מינימאלי 0 ימים ומשך מכסימלי 51 ימים. בשיטה זו השונות במשכי הפרויקט המתקבלת בהרצת הסימולציות תהייה גבוהה ומכאן שהאומדן יהיה מדויק פחות.
 לאחר ברור, וזיהוי כי המשך של 51 ימים נובע מאירוע הסתברותי, נתבונן בפעילות שתוגדר כפעילות אשר נמשכה 18 ימים, משך מינימאלי 0 ימים ומשך מכסימלי 11 ימים. האירוע ההסתברותי יוגדר כסיכון אשר לו סיכויי התרחשות של 1% , אשר גם לו אי וודאות ויכול לארוך בין 28 ל 38 ימים, ויקשר לפעילות הראשונית. בשיטה זו, בהרצת הסימולציות יתקבלו אומדנים מדויקים יותר למשך הפרויקט )שונות נמוכה יותר(.

 שימוש בכלים לניתוח סטטיסטי
קיימים מספר כלים לניתוח סטטיסטי המבוססים על תוכנות אקסל ותוכנות לניהול פרויקטים. כלים אלו, המבוססים ברובם על שימוש בסימולצית מונטה קרלו, מאפשרים לבנות מודלים לתכנון עלויות, לוחות זמנים ומשאבים ע"י הוספת סיכונים, הערכות, אי וודאויות, משאבים ומודלים סטטיסטיים נוספים.
לאחר הגדרת הנתונים והפרמטרים, והרצת הסימולציות מתקבל פלט הכולל את הסתברות מכלול הארועים שהוזנו. המערכות השונות מספקות תוצאות בצורות שונות החל בטבלת פלט ועד תוצאות בגאנט, ובחלקן קיימות תצוגות גרפיות שונות לתוצאות שהתקבלו.
כלים אלו יוצרים יכולת לאמוד כדאיות הגשת הצעות למכרזים, ביצוע ובקרה יעילה של הפרויקט, פיתוח ציפיות מעשיות לגבי הפרויקט ואיזון הסיכונים במכלול הפרויקטים הארגוני.
הדוגמאות במאמר זה הן מתוך Pertmaster .Pertmaster  הוא כלי לניתוח וניהול סיכונים המבוסס על מערכות מוכרות לניהול פרויקטים.
 לסיכום
בניגוד לאינטואיציה ולצורה השכיחה של בנית תוכניות עבודה ותוכניות לניהול סיכונים בארגונים, דווקא הכנסת גורמי אי וודאות לתוכנית העבודה ושילוב פעילויות בעלות אופי התרחשות הסתברותי, מספקת למנהלים בארגון וודאות גבוהה יותר לגבי מועד הסיום, צריכת משאבים ותקציבים ומחדדת את תמונת המצב עבור המנהל ומקבלי ההחלטות. הבסיס לביצוע ניתוח סיכונים כמותי קיים בפרויקט )תוכנית עבודה ותוכנית לניהול סיכונים( והמידע המשלים קיים בקרב אנשי הארגון, וכל שנדרש הוא לאוספו ולנתחו.
קיימים מספר כלים לניתוח כמותי של סיכונים ואי וודאויות המספקים לארגון תשתית לקבלת החלטות אסטרטגיות.

למאמר